Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten Visotex Oy (aputmi: Studio Sienna) kerää ja käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja. Tietosuojaselosteessa käsitellään myös asiakkaiden oikeuksia henkilötietojensa käsittelyssä. Visotex Oy sitoutuu huolehtimaan asiakkaidensa yksityisyyden suojasta ja noudattamaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

Visotex Oy noudattaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) määräyksiä ja huolehtii henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta, turvallisuudesta ja avoimuudesta.

1. Rekisterinpitäjä

Visotex Oy 

Y-tunnus: 2061186-1

Osoite: Tikkurilantie 33 A 5, 01370 Vantaa

Sähköposti: heidi@studiosienna.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin: 

1. Palveluiden tarjoaminen ja asiakasuhteiden hoito 
   1. Asiakkaan tilausten ja pyyntöjen käsittely. 
   2. Yhteydenpito asiakkaisiin liittyen palveluihin ja tukeen. 
2. Markkinointi ja viestintä 
   1. Uutiskirjeiden ja suoramarkkinoinnin lähettäminen. 
   2. Kohdennetun markkinoinnin toteuttaminen. 
3. Verkkosivuston toiminnan analysointi 
   1. Evästeiden ja Google Analyticsin avulla kerättävien tietojen analysointi sivuston parantamiseksi. 
4. Laskutus ja taloushallinto 
   1. Asiakkuuden hoitoon liittyvien maksutietojen ja laskutustietojen käsittely. 
5. Lakien ja säännösten noudattaminen
   1. Velvoitteiden täyttäminen esimerkiksi kirjanpito- ja viranomaisvaatimusten mukaisesti. 

3. Käsittelyperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin perusteisiin: 

1. Sopimuksen täytäntöönpano 
   1. Palveluiden tarjoaminen ja asiakkaiden tilausten käsittely. 
2. Suostumus 
   1. Markkinointiviestien lähettäminen ja evästeiden käyttö analytiikkaan. 
3. Oikeutettu etu 
   1. Asiakassuhteiden hoito ja viestintä. 
   2. Suoramarkkinointi 
4. Lakisääteinen velvoite 
   1. Kirjanpito- ja muiden lakisääteisten vaatimusten täyttäminen. 

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: 

1. Perustiedot 
   1. Nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti, osoite). 
2. Asiakastiedot 
   1. Tilatut palvelut, laskutustiedot, yhteydenotot ja sopimushistoria. 
3. Tekniset tiedot 
   1. IP-osoite, selaintyyppi, evästetiedot ja verkkosivuston käyttötiedot. 
4. Markkinointitiedot 
   1. Markkinointiin liittyvät suostumukset ja preferenssit.  

5. Tietojen lähteet

Keräämme henkilötietoja pääasiassa seuraavista lähteistä: 

1. Asiakkaalta itseltään esimerkiksi yhteydenottolomakkeen tai uutiskirjeen tilauksen kautta. 
2. Evästeiden ja analytiikkatyökalujen avulla verkkosivuston käytön yhteydessä. 

6. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Kolmannet osapuolet kenelle siirrämme henkilötietoja 

• Google Analytics (analytiikkaan liittyvät tiedot). 
• Maksunvälittäjät, laskutuspalvelut ja kirjanpitopalvelut. 
• Yhteistyökumppanit mikäli näin on erikseen sovittu asiakkaan kanssa 

Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle 

• Käytämme yrityksessämme Googlen tarjoamia palveluita, kuten Gmailia ja Google Analyticsia. Näiden palveluiden käytön yhteydessä henkilötietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle, esimerkiksi Yhdysvaltoihin. 
• Google LLC on sitoutunut noudattamaan EU-U.S. Data Privacy Framework -järjestelyä, joka tarjoaa riittävät suojatoimet EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukaisesti. Lisäksi käytämme tarvittaessa Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita (Standard Contractual Clauses, SCCs) varmistaaksemme tietosuojan tason siirtojen osalta. 
• Näiden siirtojen osalta toteutamme myös tarvittavat lisätoimenpiteet tietosuojan varmistamiseksi. Google LLC:n tietosuojakäytäntöihin ja lisätietoihin Data Privacy Frameworkista voi tutustua täällä. 

7. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Alla on kuvattu tietojen säilytysajat eri käyttötarkoituksille: 

• Evästeet ja Google Analytics -data: Säilytetään enintään 12 kuukautta verkkosivuston toiminnan parantamiseksi ja yleisen analytiikan keräämiseksi. 
• Yhteydenottolomakkeen tiedot: Säilytetään 12 kuukautta yhteydenoton käsittelystä, ellei yhteydenotto johda asiakassuhteen muodostumiseen. Asiakassuhteen syntyessä tiedot siirretään asiakasrekisteriin ja niitä säilytetään asiakassuhteen päättymiseen saakka. 
• Uutiskirjeen tilaajatiedot: Säilytetään niin kauan kuin henkilö on tilauslistalla. Tiedot poistetaan viipymättä tilauksen peruuttamisen jälkeen. 
• Suoramarkkinointitiedot: Säilytetään enintään 12 kuukautta suostumuksen peruuttamisesta tai, mikäli markkinointi perustuu oikeutettuun etuun, enintään 24 kuukautta viimeisestä aktiivisesta kontaktista. 
• Asiakasuhteiden hoito: Asiakassuhteen tiedot säilytetään asiakassuhteen voimassaoloajan sekä enintään 6 vuotta asiakassuhteen päättymisestä kirjanpitolainsäädännön ja oikeudellisten vaateiden käsittelyn mahdollistamiseksi. 
• Laskutustiedot: Säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaisesti 6 vuotta sen vuoden lopusta, jolloin tilikausi päättyy. 

Huomioimme tietojen säilytyksessä aina tietosuojaperiaatteet ja pyrimme poistamaan tarpeettomat tiedot viipymättä. Tietoja voidaan anonymisoida, jos niitä tarvitaan analytiikkatarkoituksiin säilytysajan umpeutumisen jälkeen. 

8. Rekisteröidyn oikeudet

1. Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä
   Rekisteröidyllä on oikeus saada selkeää ja ymmärrettävää tietoa siitä, miten hänen henkilötietojaan käsitellään.  
2. Oikeus saada pääsy tietoihin
   Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia tietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada pääsy näihin tietoihin.  
3. Oikeus tietojen oikaisemiseen
   Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista ilman aiheetonta viivytystä.  
4. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
   Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista tietyissä tilanteissa, esimerkiksi jos tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin, tai jos suostumus, johon käsittely perustui, peruutetaan eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta.  
5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
   Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, esimerkiksi jos tietojen paikkansapitävyys kiistetään tai käsittely on lainvastaista mutta rekisteröity vastustaa tietojen poistamista.  
6. Oikeus vastustaa käsittelyä
   Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.
7. Oikeus tietojen siirrettävyyteen
   Kun käsittely perustuu suostumukseen ja suoritetaan automaattisesti, rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.  
8. Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
   Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, mukaan lukien profilointi, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen merkittävästi.  

Huomioithan, että kaikkia oikeuksia ei voida käyttää kaikissa tilanteissa, ja niiden soveltuvuus riippuu käsittelyn oikeusperusteesta sekä muista tietosuoja-asetuksen säännöksistä. 

9. Valituksen tekeminen valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on loukattu osoitteessa: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle  

Yhteystiedot: 

Tietosuojavaltuutetun toimisto 

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki 

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki 

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi 

Puhelinvaihde: 029 566 6700 

Kirjaamo: 029 566 6768 

10. Evästeet

Käytämme evästeitä verkkosivustomme toiminnan ja käyttökokemuksen parantamiseksi. Käytössä olevat evästeet: 

1. Välttämättömät evästeet: Sivuston toiminnan mahdollistamiseksi. 
2. Analytiikkaevästeet: Sivuston käyttötietojen analysoimiseksi (esim. Google Analytics). 

Studio Sienna ei käytä evästeitä kohdennetun mainonnan toteuttamiseksi. 

Voit hallita evästeasetuksia selaimen asetuksista. 

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tämän tietosuojaselosteen vastaamaan toimintaamme tai lainsäädännön muutoksia. Suosittelemme tarkistamaan selosteen säännöllisesti.

12. Yhteystiedot

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä:

Visotex Oy

Sähköposti: heidi@studiosienna.fi

—

Laatimispäivämäärä: 17.1.2025

Tietosuojaselosteen on tarjonnut Klarity Oy